Los cambios que se están produciendo en el entorno de muchas organizaciones, como el incremento de la competencia debido principalmente a la globalización, evidencia la necesidad que tienen las empresas de adaptar sus métodos de trabajo al nuevo entorno para ser más eficientes y efectivas.
El escenario se transforma, tanto para las empresas, que se enfrentan a nuevas demandas de rentabilidad, calidad y tecnología, como para los consumidores, que se dirigen cada vez más a la tolerancia cero con respecto al riesgo, debido a la inmediatez y al amplio abanico de opciones que tienen a su disposición.
Por eso, es fundamental para toda Pyme contar con un sistema de gestión eficiente que ayude a convertir este escenario en una ventaja competitiva, aunque el tema permanezca desconocido para muchos pequeños emprendedores.
¿En qué consiste un Sistema de Gestión?
Un sistema de gestión es una herramienta que permite optimizar recursos, reducir costos y mejorar la productividad en la empresa. Este instrumento reporta datos en tiempo real que permiten tomar decisiones, y así corregir fallos y prevenir la aparición de gastos innecesarios. Ya sea que esté apuntado a la calidad, al medio ambiente y la salud, a las finanzas, o a la seguridad, agrega valor y promueve el desarrollo del negocio.
En muchas ocasiones, las compañías lo implementan con el único objetivo de cumplir con los estándares del mercado, dejando en un segundo plano la meta más importante: la mejora continua. Lo cierto es que un sistema de gestión eficaz debe proporcionar valor añadido a la empresa permitiendo hacer las cosas mejor, de forma más rápida y a menor costo a medida que el sistema se desarrolla.
Un Sistema de Gestión para la eficiencia
En un principio, los sistemas de gestión estaban al alcance sólo de las grande corporaciones, pero actualmente, con el desarrollo tecnológico e informático el precio se redujo, posibilitando su implementación en pequeñas y medianas compañías. Es importante como primer paso reconocer las principales necesidades que tiene la empresa, para después implementar el sistema de gestión adecuado.
Sin duda, una de los puntos más importantes para toda organización pasa por mantener una gestión contable eficiente y, para conseguirlo, implementar un software de gestión puede ser una decisión acertada.
Un software permite gestionar ventas y compras, controlar el stock, realizar cobranzas, pagos, registrar gastos, conocer el estado de la caja y realizar informes, integrando todos los procesos en una misma plataforma. Llevar un control exhaustivo de todo lo que sucede en la compañía es fundamental para preservar la confianza, así como para tomar decisiones sobre las futuras acciones o retos a afrontar.
Sin embargo, para que un sistema de gestión funcione adecuadamente se requiere del compromiso de todos los colaboradores. No es posible obtener informes o realizar análisis confiables si las áreas no dan de alta la información correctamente en el sistema. El sistema de gestión es una poderosa herramienta, siempre y cuando sea bien utilizada.
La implementación de un software de gestión no solo permite llevar un registro y un control de las operaciones financieras que se llevan a cabo en la organización, sino que también involucra y alienta a la comunicación entre los sectores de la empresa, para ser utilizada como una herramienta más en la toma de decisiones.
Factores como la resistencia al cambio, la capacidad de inversión o el desconocimiento pueden volverse trabas a la hora de ponerlo en práctica pero, sin duda, las ventajas de hacerlo son muchas más. Proporciona rapidez, mantiene los datos actualizados constantemente, permite manejar grandes volúmenes de información, reduce considerablemente el número de errores y genera informes de manera automática, entre otras características.
Alcanzar la eficiencia en los procesos de trabajo hoy implica detectar las ventajas que aportan las nuevas tecnologías y la capacidad de adaptación al cambio es un factor clave para construir una empresa exitosa.
