La ejecución de tareas implica tener, inevitablemente, un constante control y seguimiento de una serie de variables, previamente determinadas, para consolidar un orden que nos permita alcanzar con éxito las metas marcadas para el proyecto que se está gestionando.
Y ni hablar cuando en agenda se contabiliza la ejecución de varios proyectos a la vez, donde la gestión se ve forzada a controlar un elevado número de variables.
Por lo tanto, el éxito de las tareas a realizar se basará entre otras, en una gestión eficiente de los plazos.
La elaboración del cronograma es clave, pero muchas veces no recibe la dedicación que se merece analizando adecuadamente todos los factores.
La consecuencia de esto es caer en el error de apresurar a todos los equipos intervinientes en el proceso, sin orden alguno, lo cual muchas veces acarrea resultados poco felices, sobre todo en lo que refiere al recurso humano, que puede caer en situaciones de estrés por la presión ejercida hacia el cumplimiento a contrarreloj de cierta tarea.
¿Por qué conviene poner plazos a la ejecución de las tareas?
La respuesta a esta pregunta es clave, tan simple como imprescindible. Es que el manejo del tiempo es fundamental para la buena marcha de cualquier proyecto. No existe la eficacia sin el cumplimiento de metas y plazos. Los cronogramas son muy útiles para medir las distintas tareas de un proceso en relación con los plazos previstos. No hay que perder de vista que son una referencia, una guía a seguir para la ideal consecución de objetivos.
Un sistema de gestión no termina de consolidarse sin un buen diseño de metas y estipulación de plazos.
Principales ventajas de realizar un cronograma
La experiencia demuestra que numerosos procesos son exitosos gracias a que parten de metodologías claras y definidas. Los cronogramas suponen una mayor garantía de que los objetivos propuestos puedan llevarse a cabo. Además del buen empleo del tiempo, los cronogramas reportan innumerables ventajas a los proyectos:
- Focalización de tareas
Es el mejor antídoto contra la dispersión y el cruce de funciones. Con una buena y clara distribución de tareas, cada integrante sabe qué debe hacer, y asume como propia la responsabilidad de sus labores. - Optimización de gestión
Los cronogramas son especialmente beneficiosos para los responsables o líderes de los proyectos.
No solamente porque les permiten tener una visión global de sus plazos y sus etapas, sino porque también ayudan a llevar un mejor control de lo que sucede durante el desarrollo de los procesos. Tomar decisiones es más fácil con un cronograma prediseñado al alcance de la mano. - Introducción de cambios
Es mucho más factible poder visualizar eventuales fallos u obstáculos teniendo un cronograma preestablecido. La idea es prever su aparición, a través de estrategias que mitiguen sus efectos y eviten inconvenientes mayores que puedan alterar la buena marcha de los procesos. - Aumento de compromiso
Al establecer plazos, se plantean pequeños desafíos que los implicados en los procesos se esmeran en cumplir, por lo que funciona también como una motivación. - Optimización de recursos
Evadiendo la improvisación, se logra optimizar cada uno de los recursos a emplear en las diferentes fases del proyecto.
El hecho de definir plazos también colabora a la hora de definir las herramientas necesarias en cada momento, lo cual encontrará su impacto en los presupuestos y el balance de costos generales.
En muchas organizaciones en las que no se da la relevancia necesaria a estas gestiones, se pretende controlar todas las variables con plantillas que no colaboran para nada en un seguimiento eficaz.
La importancia que tiene poner plazos en la ejecución de tareas, no debe nunca pasar de largo a la hora de definir un proceso de gestión que se espere sea fructífero.
