En primer lugar, no podemos dejar de mencionar el hecho de que un sistema de gestión documental sirve a los fines de mejorar la productividad, aumentar la eficiencia, mejorar la gestión del riesgo y cumplir con las reglamentaciones de la administración y la industria.
La importancia de estos sistemas de gestión documental, radica (entre otros) en los siguientes puntos:
- El hecho de que todos los documentos se encuentren juntos, en un servidor documental central (y no en papel como en viejas épocas) evita la pérdida de documentos e información importante.
- Permiten un gran ahorro de tiempo, ya que no hay que “hurgar” entre pilas de papeles, si no que basta con poner un número de referencia o nombre, etc. (la manera de realizar la búsqueda dependerá de como configures el sistema de gestión documental) para que aparezcan en pantalla los resultados solicitados por la persona que realiza la búsqueda.
- Es una herramienta de trabajo que facilita la SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN, ya que permite establecer diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión documental.
- Posibilita y facilita entre usuarios, la creación, modificación y gestión de la misma documentación.
- El sistema de gestión documental permite integrar la documentación con los demás sistemas de la empresa: ERP, CRM, Web, Email, Fax, etc..
- Facilita la distribución de la información, ya que son sistemas que colaboran con otros programas que permiten su entrega, y así, a través de los sistemas de gestión podés enviar documentos por Email, Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web, etc., de manera rápida y sencilla.
La colaboración en los sistemas de gestión
es clave para las empresas
La colaboración en un sistema de gestión, implica que a la hora de llevar adelante un proyecto, habrá una “mesa de trabajo virtual” en la que cada área de la compañía o cada individuo que deba aportar al proyecto, tendrá acceso a todos los archivos relacionados con el mismo. Ello permite a los usuarios gestionar de manera integral todos los documentos del trabajo asignado, lo cual proporciona un contexto completo del proyecto.
Lo dicho, garantiza flujos de trabajo para aprobaciones y ediciones; notificaciones cuando se realizan cambios en los documentos y permite seguir procesos de aprobación (cuando estos fueran necesarios).
La colaboración permite aprovechar completamente un sistema de gestión documental
El mayor beneficio que ofrece un sistema de gestión documental totalmente colaborativo, es el hecho de que facilita al individuo mayor eficiencia en su trabajo diario, ya que disminuye el tiempo de búsqueda que emplean las personas de tu empresa para obtener información.
Gracias a estos sistemas colaborativos, los equipos pueden trabajar de manera más rápida, eficiente y precisa, incluso a la distancia.
Por último, y no por ello un dato menos importante, contar con toda la información en un sistema de gestión colaborativo, permite que ella quede en tu empresa aún cuando las personas se vayan de la misma. Así, TI puede limpiar un PC y reutilizarlo para la próxima contratación, pero la información que contiene permanece intacta y activa.
