En el mercado existen múltiples plataformas que ofrecen servicios de facturación electrónica y agilizan todo el proceso de gestión online.

Cada una de estas plataformas ofrece servicios diferentes y son ofrecidas habitualmente por empresas de servicios tecnológicos o por entidades financieras.

En el caso de las entidades financieras, en ocasiones ofrecen servicios adicionales para sus clientes en aspectos económicos vinculados con la facturación y el cobro.

La utilización de una plataforma de facturación electrónica puede hacerse como solución única, o como complemento a la herramienta de gestión de la empresa, generando las facturas y utilizando la plataforma para la firma y entrega de las mismas.

Recepción y validación de facturas

Las herramientas de envío y recepción de facturas electrónicas entre sí mismas de forma simple y sencilla, son posibles gracias a la inmediatez de las comunicaciones, y la eficiencia en la gestión de documentos electrónicos.

A través de ellas se pueden recibir, validar y administrar todos los comprobantes de una forma sencilla, promoviendo una solución ideal para aquellas empresas que reciben un gran número de facturas mensuales y desean optimizar sus procesos internos de pago y registro.

Los documentos recibidos son sometidos a un proceso de validación que incluye controles sobre la firma y datos mínimos a incluir, conforme a las guías de implementación del cliente.

Una vez que superan este proceso, las facturas son almacenadas durante el período legalmente establecido.

Una vez en poder del cliente, éste también automáticamente puede proceder a la integración de la factura en su sistema de gestión de cuentas a pagar. Para concluir, y después de ver de qué se trata, podemos responder a la pregunta que nos trajo hasta este punto:

¿Por qué adoptar una plataforma para la recepción de facturas electrónicas?

La respuesta se da de forma tan automática como el sistema en cuestión: El sentido principal de adoptar una plataforma para la recepción de facturas electrónicas es unificar canales, disponer de información de compras en tiempo real, y evitar procesos manuales.

El proceso de facturación se cierra de manera bien eficaz al contar con este tipo de plataforma, ya que ésta, junto a muchos otros sistemas y plataformas asociadas, permite que cualquier factura emitida pueda ser recibida, independientemente de qué sistemas de facturación utilicen las partes.

De esta manera, quien dispone de una plataforma, puede comenzar a recibir, de manera unificada y al instante, toda factura emitida a su nombre por cualquier participante de la red de sistemas integrados.

Esto permite disponer de información útil de compras y gastos en tiempo real, o sea, en el mismo instante que se genera, y además pagarla evitando la necesidad de tener que responder a un procedimiento para cada proveedor.

Adoptando una plataforma de servicios de facturación electrónica, podrás externalizar total o parcialmente el proceso de facturación, ya que en general ofrece la posibilidad de generación de facturas directamente a través de un formulario online o la incorporación de los ficheros de facturas generadas en tu herramienta de gestión, así como la recepción de facturas, e incluso, la conversión de formatos.

Muchas de estas plataformas permiten además la firma electrónica de facturas con el certificado de tu empresa, o bien pueden ofrecerte la posibilidad de hacerlo utilizando un certificado de la propia plataforma.

De cualquier manera, suelen contar con servicios de envío de facturas en formato digital y la posibilidad de acceso, por parte de los clientes, a las facturas a través de un entorno web seguro, carente de complicaciones y con resultados siempre positivos.

Cuanta más tecnología a favor de tu empresa, mejores resultados. Adoptar diferentes plataformas te ayudarán a centrar tus esfuerzos en tus objetivos comerciales, y delegar muchas tareas al sistema operativo.