¿Cómo determinar el número de días de auditoría necesarios para una organización?

Las auditorías son inevitables para cualquier organización que quiera consolidarse y encarar desafíos con éxito. Se vuelven elementales para medir el funcionamiento de los procesos, y los pasos a seguir para redireccionar objetivos, de ser necesario.

Así de necesario también son el tiempo a dedicarle y la manera en que se encare, lo que dependerá del tamaño de la organización, el número de empleados, la naturaleza de la organización, y los riesgos a los que está expuesta.

¿Cómo determinar el número de días necesarios para auditar?

Partiendo del número de empleados, los días de auditoría se ajustan de acuerdo con el valor que se asigne a los factores aditivos y sustractivos, tales como factor de riesgo, complejidad, naturaleza de la organización, entre otros.

El término empleados hace referencia a todos los individuos cuyas actividades dan soporte al campo de actuación de la certificación. Incluye a los equipos no permanentes, estacionales, temporales o subcontratados, que tendrán que estar presentes durante los días de auditoría.

Los días de auditoría utilizados para tareas de planificación, y los utilizados en la redacción de los informes, no deben reducir el tiempo de auditoría real a menos del 90%. 

El tiempo requerido por el auditor para desplazamientos, tampoco debe incluirse en el cálculo de días de auditoría.

En términos generales, un típico día de auditoría consiste en una jornada normal de trabajo de 8 horas. Además, el  número de días dispuesto no debe reducirse programando más horas laborales. 

¿Qué podría aumentar o disminuir el número de días de auditoría?

Hay varios factores que pueden influir en el número de días necesarios para llevar adelante una auditoría.

Entre los que pueden aumentar las jornadas, podemos encontrar: 

•         Una logística compleja, que implique visitar más de un lugar.
•         Diferencia en el idioma entre los auditados y auditores, lo que acarrea la necesidad de incluir un traductor.
•         Área muy grande para el número de empleados.
•         Gran número de regulaciones, como suele ocurrir en varias industrias.
•         Sistemas que abordan procesos de gran complejidad.
•         Sistemas que abordan un número relativamente alto de actividades.
•         Procesos en los que se combina hardware, software, procesos y servicios.

Ahora bien. También se pueden reducir las jornadas de auditoría dependiendo de los siguientes factores:

•         Procesos de bajo o ningún riesgo.
•         Conocimiento previo del sistema de la organización.
•         Área muy pequeña para el número de empleados.
•         Alto grado de preparación del auditado.
•         Procesos que involucran una única actividad general.
•         Madurez del sistema de gestión.
•         Alto número de empleados realizando actividades sencillas e idénticas.

Ventajas de solicitar una auditoria

•         Asegura que se cumpla con todos los requisitos legales y con las condiciones establecidas en la norma ISO 9001 sobre Sistemas de Gestión de Calidad.
•         Analiza si existe alguna deficiencia u omisión en la descripción de los procesos que se llevan a cabo.
•         Identifica si las tareas se ejecutan conforme al proceso, o si no se tienen en cuenta las instrucciones dadas.
•         Valora la actualización de los documentos, detectando aquellos que no hayan sido modificados.
•         Contribuye a la mejora continua de los procesos al detectar errores.
•         Permite demostrar a terceros el cumplimiento y la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad.
•         Mejora la imagen de la compañía frente a clientes, proveedores e inversores o accionistas.
•         Favorece la obtención del Certificado de Calidad.

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