Cómo implementar un sistema de gestión en la nube en 5 pasos

Si los Excel dominan tu negocio y se rompen o no sabes qué usar para cada cosa o tarea administrativa. Es hora de digitalizar el negocio mi amigo.

Aunque soy de usar Excel porque han resuelto muchas tareas administrativas. Trato de minimizar su uso. Y sólo aplicarlo para tareas muy personalizadas que sólo yo o en mi negocio puedo usar.

Si de algo tenemos que estar agradecidos es que las nuevas tecnologías han transformado los negocios aportando mayor valor y productividad. Y los sistemas de gestión on line hacen eso. Facilitan la gestión diaria al concentrar todos los datos en un solo lugar y así poder tener la información oportuna.

Los sistemas de gestión on line son grandes aliados para tu negocio. Porque te permiten organizar y administrar tu emprendimiento de manera simple, ágil y a un precio muy accesible.
Además que podes acceder a través de internet sin tener que instalar un software. Ni preocuparte por el espacio en servidores y todas esas cuestiones técnicas.

Básicamente los sistemas de gestión on line resuelven la gestión integral de cada negocio. Y las tareas que habitualmente podés concentrar allí son las siguientes.

1. Gestión de Ventas y pedidos.
2. Gestión de compras y Stock.
3. Manejo de finanzas.
4. Control de Gestión.
5. Y por último y lo más importante es que te permiten delegar todas las tareas administrativas básicas que te quitan tiempo.

Antes de pasar a la implementación de un sistema de gestión on line, es importante hacer una revisión de tu negocio. Para saber si realmente estás preparado para incorporar estas tecnologías. Y que no resulte en una inversión en vano.

Para empezar es recomendable hacer un análisis de tu situación actual para ver cómo estas organizado con toda tu administración. Porque para poder implementar una solución web será importante tener previamente todo ordenado. Una vez que estés ordenado simplemente lo que se hace es parametrizar el sistema. Es decir agregar todos los datos propios de tu negocio y por ultimo comenzar a utilizarlo.

¿Cuáles son las tareas que previamente tenés que tener organizadas para implementar un sistema de gestión en la nube?

1. El Primer paso es hacer un relevamiento de todos los productos y/o servicios que estas vendiendo actualmente. Qué precios de venta tiene cada uno. Cuántas listas de precios manejas. Por ejemplo: si vendés minorista será un precio diferente que si vendés al por mayor o en consignación. Lo mismo si vendes con tarjetas, tendrá un precio diferente.
2. Medios de Cobro:es decir que tendrás que definir u organizar los medios de pagos que ofrecés a tus clientes: efectivo, tarjetas y bancos. Cómo se van a controlar y gestionar. Es decir cómo se manejará la caja y quién será el responsable de las cobranzas.
3. Tener tu Base de datos de clientes actualizada. Es decir todos los datos fiscales y otros datos complementarios que poseas de cada cliente, tal como preferencias de productos o servicios, frecuencia de compra, etc. Todos lo que consideres importante de tus clientes.
4. Con relación a los proveedores, tendrás que evaluar la cantidad que tenés y si están todos los datos actualizados. También tendrás que analizar las distintas modalidades de pago que te ofrecen tus proveedores y cómo eso lo reflejarás en el sistema.
5. Definir los depósitos donde se almacenan los productos y cómo serán los movimientos entre los mismos.

Una vez hecho este relevamiento y análisis del negocio, tendrás que pensar en quién será la persona responsable que se encargará de la administración de tu negocio y que hará que este sistema funcione correctamente. Es decir tendrás que asignar un recurso dentro de tu equipo de trabajo o seleccionar una persona que te ayude.

Para que el sistema funcione correctamente la clave es la constancia y registrar todo oportunamente. Por eso si no estás en condiciones de hacer todas estas tareas, mi recomendación es que lo delegues en un administrativ@. Una vez hecho este análisis comienza la implementación del Sistema dónde todos los datos analizados previamente se volcarán en cada área del sistema.

Una vez en marcha el sistema es importante tener en cuenta los controles básicos que deben realizarse para que puedas sentirte tranquilo de que tu negocio o emprendimiento funcionan de acuerdo a tus planes. O de lo contrario tomar las medidas que sean necesarias para corregir esa situación a tiempo.

¿Qué controles se deben realizar para saber que todo funciona bien?

Control de Caja

El primer primer paso es el control de caja o efectivo. Si lográs llevar un control de lo que ha ingresado y egresado en efectivo y por Bancos tendrás el 80% de tus movimientos correctamente registrados. ¿Porque?. Porque la caja es como un embudo que concentra todos los movimientos que pasan por tu negocio. Por ejemplo: si vendes en efectivo o con tarjeta, impactará en la caja, si comprás o gastas con efectivo o tarjeta también impactará en la caja. Entonces de esta manera llevando el control de caja, sabrás que las ventas y las compras estarán registradas.

Control de Stock

Si vendes productos, este control será igual o más importante que el control de Caja. Porqué como bien sabrás, todo lo que tengas almacenado en tu depósito representa dinero.

Control de Clientes que te deben o cuentas a cobrar

Este control es simple de aplicar y te ayudará mucho con tus finanzas. Asimismo, este control dependerá de la política que implementes con tus clientes: ¿ofreces crédito o cuenta corriente a tus clientes? ¿A qué plazo?. En este punto jugará un papel muy importante la gestión de las cobranzas que realices.

Control de Proveedores y/o cuentas a pagar

Este control al igual que el anterior te ayudará también a tener organizada tus finanzas. Porque podrás proyectar o anticiparte a todo lo que tenés que pagar y así ponerte objetivos de venta para poder cubrir esos pagos.

Control de tu equipo de trabajo

Este control es importante que lo realices de manera que tu equipo sepa que hay alguien que está controlando las tareas, actividades y verificando que todo se realiza de acuerdo a los planes.

Control de Indicadores Clave

En este apartado y para ir terminando, lo ideal es que una vez al mes revises los siguientes puntos:

1. Evolución de las ventas mes a mes y si querés podés abrirlas por productos o categoría de servicios.
2. Evolución de los costos y gastos más significativos.
3. Evolución de las ganancias.

colaboración de Paola Ferreyra  – web:  Gestion Up